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甲为某公司文书,掌管公司印章。乙为该公司法律顾问,甲的好友。一日,乙拿着一份授权委托书要求甲为其加盖公章。这是一份公司全权委托乙代表公司处理一起产权纠纷的委托书。这种委托书甲过去曾盖过多次,所不同的是这次的委托书上少了公司经理的签字,按规定这一环是必不可少的。但乙说得很明白,经理在外地开会,三天以后才能回来,而法院今天开庭,没有这份委托书乙就无法出庭辩护。为此他已经与经理通过电话,经理在电话中同意乙先盖章出庭,手续后补。这就是我上班第一天的经历和感觉,和想象中的一点都不一样。上班前的那股兴奋劲现在一点都没有了,有的只是无助与茫然。在这时候不知怎的,心里就冒出了与您交流的念头。我从小就爱听您讲道理,我是在您讲的各种各样的道理的指引下走完学生之路的。记得上次您说,以后我上班了,就是大人了,再也用不着跟我说这说那了。谁知工作以后才发现自己反倒什么也不懂了,看来以后该向您请教的地方反倒更多了,所以我决定,从现在起每周与您通一次邮件,请您及时解答我在工作中遇到的问题,您不会令我失望吧?要善于在设立工作目标的同时也为自己设立一个学习目标,在每次完成工作目标的同时也使自己的能力有所增强。如此一来,虽然表面看来你与别人保持了同样的步幅与步频,但你具有超越他人的潜力,在有合适的机会时发挥出来,你就能在同样的时间内完成别人双倍的里程。俄罗斯贵宾会网页说了这么多,只是想证明一点,粗心不是天生的,粗心完全来自于你的不良习惯,改掉那些不良的习惯,也就克服了粗心的问题。

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问题就在于这是一帮非专业的散兵游勇,他们的活儿干得非常“糙”。在此后的两个多月里,两个窃听器一个失灵,另一个质量也有问题,噪声太大无法录音,勉强窃听了一大堆毫无价值的电话之后,他们只好承认失败。如果他们能够彻底认输,也同样不会再有“水门事件”了。如果参会人员不是很多,而会议内容又较为重要,且有主要领导出席的话,应提前给所有参会人员再打一次电话提醒。读到这里,你大概会有些不以为然了,反正通知已经发了,即使对方忘了开会的事情,责任也不在你,何必多此一举呢?其实不然,作为会议的组织者,你有责任保证会议准时顺利地进行,因此再次提醒也是必要的。如果对方真是因忙于其他工作而忘记了开会,经你的提醒后,对方自会心存感激。如果参会人员不是很多,而会议内容又较为重要,且有主要领导出席的话,应提前给所有参会人员再打一次电话提醒。读到这里,你大概会有些不以为然了,反正通知已经发了,即使对方忘了开会的事情,责任也不在你,何必多此一举呢?其实不然,作为会议的组织者,你有责任保证会议准时顺利地进行,因此再次提醒也是必要的。如果对方真是因忙于其他工作而忘记了开会,经你的提醒后,对方自会心存感激。俄罗斯贵宾会网页小李对此颇不以为然:不就是排序出了点差错吗?我又不是故意的,大不了我当面向两位领导解释一下不就行了,也用不着发这么大的火呀,成绩还是主要的嘛!大张却不这样看,他有些气急败坏地说:小错误,你知道这排序一乱可能会在公司内外造成多大的混乱吗?人们可能会因此认为公司的领导层内发生了某些变化,甚至可能会被某些别有用心的人加以利用,在公司内产生不必要的混乱,难道你能够向所有看了这篇报道的人都当面进行解释吗?直到此时,小李才知道自己所犯错误的严重性。

确实,我们从小受到的教育就是刻苦学习,辛勤工作(当然学习也应被视为一种工作),工作与兴趣是无缘的。即便在最初的时候,我们对工作还怀有一些兴趣的话,随着工作被赋予了功利的内涵,被强加上质量、时限、长官意志等外在因素,以及长年累月的消磨,那么,本就有限的兴趣也就变得无影无踪了。今天你们公司召开的行政工作会属于大型会议,会议的组织较为复杂,常常需要一个或几个部门的一批人共同完成。以你目前的身份一时还不大可能独立担当如此重任,届时只需按照领导的要求做一些具体工作就行了。所以这里也不讲,今天只讲中小型会议的组织。你知道,从去年夏天开始,鑫鑫也上小学了,由于我和你二婶工作都很忙,没办法每天接送他上下学,所以从开学第一天起我们就要求他独立上下学。从我家里到学校大约有一公里的路,这可是这座城市里最繁华热闹的一段路呀。此后我们暗中跟踪了他几次,见他在穿马路、过天桥时倒也机警,应对各种情况还算得体时也就基本放心了。但令我最不放心的却是他一旦发生意外情况怎么办?比如出门忘记带钥匙、回家后打不开门、上学时忘记带书本等等。所以我从开学第一天起就为他准备了一套家里的钥匙、一张IC电话卡,并详细地规定了IC卡、钥匙在书包里的放置位置,回家后书包、饭盒等物品的放置位置,以及做完作业后收拾书包的程序等。每天下班回家后,我的第一项任务就是严格检查他对上述要求的执行情况,一旦发生问题立即纠正。几个月下来,还真就帮他养成了在规定位置放置上述物品的习惯,而令我最为担心的忘记带钥匙一类的问题自然也就没有发生过。其实,鑫鑫就是所谓天生的粗心之人。从上学之日起,大小考试经常丢冤枉分,丢的分基本上都是60+9=96一类的低级错误。“水门事件”这样典型的偶然事件并不是经常发生的,但有时只是一个偶然的失误就足以影响我们的一生了。上封信里,我说在忘记发文的事故发生后,开始重新审视自己的工作方法和行事习惯。其实,在那次事故发生后,同事秦大姐给我讲的那个故事比这次失误本身给我的触动更为深刻。

星期二下午,是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后,部长又拿出了一份《秘书工作》杂志,就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时,电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好,交给通信员放到了书记办公室。第二天,书记考察归来,又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室,接着去参加一个会议。刘科长有急事外出,将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说:“资料昨天已经放过一份了,没必要再放。”吴秘书信以为真,随手将资料搁置一旁。书记开会回来,不见复印的资料,责备道:“办公室是干什么的,连一件小事都办不好!”——关于以传真、邮件等非面对面方式向他人传递信息后的确认问题,在前一封信讲述发放会议通知时也曾提及,这里我想着重说一下需多次重复确认时的一些技巧。比如你向对方发送了一份传真,你当然应该打电话确认对方是否收到以及内容是否齐全清楚等,但对方可能并不在传真机旁,或确认传真有问题还需要再重新传一次,这时你可能会还要再次甚至多次进行确认,执行起来很繁琐。其实你只需略施小技,就可以省去多次确认的麻烦,又可以确保不出差错,至少差错的责任可不必由你来承担。具体方法就是当你遇到类似情况时,只需在电话中说一句:“您看这样好不好,如果没有问题就算了,如果有问题请您给我来电话,我的电话是×××××××。”不知这次您该给我讲什么了,大概还是关于做事方面的细节吧?做事的内涵这样广,怕不是短短两封信所能讲清楚的。对待重要工作这里只想提示你两点:一是要树立精品意识,要力求尽善尽美,尽量减少或杜绝各类疏漏和低级错误。二是要处理好质量与效率的关系,要保证在规定的时间内完成你的工作,又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。举例说明:鑫鑫最近一次数学周测只得了80多分,丢分的根本原因依然是粗心。面对这样的成绩,他却振振有词地说:别看我成绩不太好,却是全班第一个交卷的。为了这80分的成绩和交卷的速度,那一晚,我和他进行了长达一小时的谈话。

多数人在工作时,习惯设立目标,然后努力去达成目标。但这种目标多是工作目标或曰绩效目标:本月内我要将自己的销售量在原有基础上再提高20%;在本周之内我要完成公司年度工作总结,并确保在领导那里顺利通过等等。看着周围同事们对各种事都能应对自如的样子,甚至会暗自怀疑自己的智商是不是有问题,这么多年培养起来的高傲和自信在这些天里已丧失殆尽了。俄罗斯贵宾会网页什么是你该做的事情呢?一是岗位职责范围内的事情,二是领导交办的事情,除此之外都不属于你该做的事情。当然,“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”,为了保证一个组织的正常运行,每个人在做好本职工作的同时,还应该善于合作、补充和互助,即做一些属于你职责范围以外的事情。

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